Verfahrensordnung – Digitales Hinweisgebersystem

(Stand April 2023)

Diese Verfahrensordnung regelt das Hinweisgebersystem bzw. Beschwerdemeldesystem

nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz
nach der Richtlinie (EU) 2019/1937 („Whistleblower“) (künftig Hinweisgeberschutzgesetz) sowie
nach dem Verhaltenskodex der Unternehmensgruppe.

In Bezug auf alle diese Vorschriften wird nachfolgend einheitlich vom „Hinweisgebersystem“ gesprochen.

Hinweise und Beschwerden werden nachfolgend gemeinsam als „Meldungen“ bezeichnet.

1) Welche Meldungen werden bearbeitet?

Dieses Hinweisgebersystem dient der Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen auf potenzielle Regelverletzungen oder Missstände in Bezug auf die eingangs genannten Vorschriften. Es bearbeitet keine produkt- oder dienstleistungsbezogene Kundenanliegen und -beschwerden.

2) Wer ist für Meldungen zuständig?

Zuständig ist der Compliance Officer (Leiter der Konzernfunktion Compliance, auch bezeichnet als Compliance-Beauftragter) der Pfeifer & Langen Industrie- und Handels-KG. Er nimmt die Meldungen entgegen und bearbeitet sie.

Erreichbar ist der Compliance Officer über das Digitale Hinweisgebersystem (Hinweisgebersystem) oder postalisch unter Pfeifer & Langen Industrie- und Handels-KG, z.Hd. Compliance Officer, Aachener Straße 1042a, 50858 Köln.

3) Wer kann Meldungen abgeben?

Alle Mitarbeiterinnern und Mitarbeiter, unsere Geschäftspartner sowie Dritte können Meldungen abgeben.

4) Wie können Meldungen eingereicht werden?

Sie können den Compliance Officer digital oder postalisch erreichen (siehe Nr. 2).

Sie können Meldungen anonym oder unter Ihrem Namen einreichen.

Sie können Meldungen in Deutsch, Englisch oder zahlreichen weiteren Sprachen verfassen.

5) Wie werden Meldungen bearbeitet?

Sie erhalten eine schriftliche Eingangsbestätigung. Haben Sie die Meldung im Digitalen Hinweisgebersystem abgegeben, so erhalten Sie die Eingangsbestätigung im digitalen Portal.
Der Compliance Officer und seine Abteilung prüfen anschließend umgehend Ihre Meldung. In einem ersten Schritt wird geprüft, ob die Meldung plausibel ist und ein Verstoß gegen Vorschriften vorliegt oder vorliegen kann, die am Anfang dieser Verfahrensordnung genannt sind oder dessen Meldungen diese Vorschriften erfassen.
Sofern es die Meldung erfordert, wird sich der Compliance Officer an Sie wenden und Rückfragen stellen, um den Sachverhalt mit Ihnen zu erörtern. Wenn Sie eine Meldung anonym abgegeben haben, müssen Sie sich regelmäßig in das Portal einloggen.
Der Compliance Officer führt weitere interne und externe Maßnahmen durch, um der Meldung nachzugehen und den Regelverstoß abzustellen. Dazu kann der Compliance Officer andere interne oder externe Personen und Stellen involvieren oder informieren, soweit er dies für erforderlich hält.
In jedem Fall wird der Hinweis mit größtmöglicher Vertraulichkeit behandelt.
Der Compliance Officer geht Ihrer Meldung unter Beachtung von Gesetz und internen Regeln sowie unter Berücksichtigung der Belange aller Beteiligten nach. Meldungen haben hohe Priorität bei der Bearbeitung. Die Untersuchung soll zügig und ohne größere Unterbrechungen durchgeführt werden. Je nach Umfang und Komplexitätsgrad kann eine sachgerechte Prüfung von Meldungen wenige Tage, aber auch mehrere Monate dauern. Der respektvolle und faire Umgang mit allen betroffenen Personen ist dabei ein wichtiger Grundsatz. Für alle Betroffenen gilt die Unschuldsvermutung. Das Recht auf Anhörung wird gewährleistet. Deshalb werden die durch eine Meldung betroffenen Personen so bald wie möglich über die eingegangene Meldung informiert und auf ihre Auskunfts- und Berichtigungsrechte hingewiesen. Soweit allerdings ein ernstzunehmendes Risiko besteht, dass durch eine Benachrichtigung die Untersuchung der Meldung gefährdet ist, kann eine Benachrichtigung aufgeschoben werden.
Sie erhalten zu gegebener Zeit eine Benachrichtigung über den Stand der Bearbeitung. Sie können sich aber auch selbst jederzeit bei dem Compliance Officer über den Sachstand informieren.
Nach Abschluss des Verfahrens erstellt der Compliance Officer einen Abschlussbericht.
Alle Meldungen werden unparteiisch bearbeitet. Der Compliance Officer und seine Abteilung unterliegen dabei keinen inhaltlichen Anweisungen durch unser Unternehmen.

6) Wie wird der Datenschutz sichergestellt?

Der Compliance Officer stellt die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen bezüglich der Meldung sicher. Die erhobenen personenbezogenen Daten beschränken sich auf Angaben zur Identität, Funktion und Kontaktinformationen der meldenden und betroffenen Personen sowie auf die zwingend zur Bearbeitung des Sachverhalts notwendigen weiteren personenbezogenen Daten. Daneben werden nur gemeldete Tatbestände, Bearbeitungsangaben, Weiterverfolgungen der Meldung und Prüfberichte gespeichert. Für die im Rahmen von Meldungen und Untersuchungen aufgenommenen personenbezogenen Daten beträgt die Aufbewahrungsfrist zwei Monate nach Abschluss der Untersuchungen. Diese Frist verlängert sich entsprechend, soweit sich an den Untersuchungsabschluss Disziplinar- oder Gerichtsverfahren oder andere Streitigkeiten anschließen, für welche die Daten herangezogen werden müssen.

7) Wie ist die Verfahrenssprache?

Die Verfahrenssprache ist deutsch und englisch. Sie können Meldungen auch in weiteren Sprachen einreichen (siehe oben Nr. 4).

8) Fallen Kosten für die Beschwerde an?

Bei Eingang einer in gutem Glauben abgegebenen Meldung entstehen Ihnen selbstverständlich keine Kosten.

Das Unternehmen übernimmt jedoch nicht Ihnen eventuell entstehende Kosten und Aufwendungen im Zusammenhang mit der Nutzung des Beschwerdeverfahrens, insbesondere nicht für Reisekosten und Rechtsberatung.